Den här artikeln är skriven för dig som behöver veta hur fullt kontoret egentligen är. Det kan till exempel handla om att förnya ett hyresavtal eller planera en flytt, och om att du har fått tre olika svar på hur mycket kontoret och dess ytor faktiskt används.
Space management är mätning av hur era platser verkligen används. Sensorer under skrivborden registrerar om någon sitter där, och av de mätningarna byggs det som varken bokningssystem eller passerkontroll kan ge er: vilka platser som används, när på veckan, hur många olika som är i bruk under en dag och hur många som är i bruk samtidigt. Skillnaden mellan de två sista siffrorna är oftast den som avgör hur mycket yta ni behöver.
Därför är frågan så svår att svara på
Alla har en känsla, och känslorna går isär. Den som kommer tidigt ser ett tomt kontor. Den som dyker upp vid lunch på onsdagen hittar inte en enda ledig plats. Ledningen har ett passersystem som räknar hur många som har gått in — inte hur många skrivbord som användes, och absolut inte hur länge.
Bokningssystem har det omvända problemet. De visar vad folk har reserverat, inte vad de använde. Och skillnaden är stor nog att ändra ett beslut: en plats som är bokad hela veckan och använd två dagar är inte en upptagen plats.
Mätningen ger det som ingen av dem klarar: de faktiska timmarna, plats för plats. Med vår lösning RoomAlyzer Space får du alltså den realistiska och användbara överblick som du kan agera på och inreda efter. Lösningen används av ett stort antal företag och kommuner och utvecklas löpande, så att du hela tiden får de senaste och bästa sätten att mäta.
Två siffror som inte är samma sak
Om du bara tar med dig en sak härifrån, ta den här.
- Samtidig topp: Det högsta antalet platser som var i bruk samtidigt den dagen. Det är den siffran som avgör hur många stolar som ska stå framme.
- Olika platser använda: Antalet platser som var i bruk någon gång under dagen — även de som användes växelvis. Den är alltid högre, och skillnaden är rotationen.
I diagrammen syns båda i samma stapel: den mörka botten är samtidig topp, den ljusa toppen är de platser som bara användes vid andra tidpunkter. Är den ljusa delen stor betyder det att platserna redan delas, och att ni klarar er med färre än vad antalet namn på listan antyder. Är den nästan borta sitter alla kvar på sin egen plats hela dagen.
RoomAlyzer Space räknar dessutom medelvärdet enbart över aktiva dagar — dagar då minst 10 % av toppdagens antal platser användes. Utan den regeln skulle stängda dagar, helger och röda dagar dra ner snittet och få kontoret att se tommare ut än det är.
Så här ser ni det
Planritningen är den vy som alla förstår direkt, eftersom den liknar det kontor de känner igen. Den har tre lägen:
- Live färgar varje bord grönt för ledigt, rött för upptaget eller grått för okänt, och uppdateras ungefär varje minut.
- Historik färgar borden som en heatmap efter det mått du väljer — nyttjandegrad, aktiva dagar, genomsnittlig sessionslängd eller toppdag — för en period från en dag till ett år, med filter för tidsfönster och veckodagar. Bord som aldrig används markeras tydligt. Vyn kan hämtas som PDF med filtren utskrivna högst upp.
- Replay spelar upp en historisk dag i femminuterssteg, så att ni kan se hur kontoret fylls och töms igen. Det är förvånansvärt effektivt i ett rum fullt av människor som är oense om när det är mycket att göra.
Klickar du på ett bord får du ett detaljkort med timmar i bruk de senaste 7 och 30 dagarna, en stapel per dag den senaste månaden och ett typiskt dygn fördelat på 24 timmar.
Månadskalendern visar en procentsats per dag och timme — andelen skrivbord i bruk — och kan exporteras till Excel, CSV eller PDF. Historik → Diagram är den stora analysvyn med flöde och trend, kapacitetslinje och de medelvärden som nämns ovan.
Och vill du hellre fråga än leta svarar AI-assistenten på frågor i vanligt språk: vilken avdelning utnyttjar sina bord sämst, när kan städningen typiskt börja, vilka två avdelningar överlappar minst i arbetstid. Svaren bygger på en beräknad ögonblicksbild av era egna data — modellen formulerar svaret, den räknar inte själv — och varje svar nämner vilken period det vilar på och vilka grupper det bygger på.
Platsmodellen — när är en plats ”använd”?
Här finns ett beslut som är värt att ta medvetet, eftersom det ändrar alla siffror.
En sensor ser närvaro i femminutersintervall. Men är en plats ledig för att personen sitter i möte i en timme? De flesta skulle säga nej — jackan hänger kvar och ingen annan sätter sig. Därför kan ni välja hur en plats räknas: ren mätning (bara de intervall där någon faktiskt sitter), fast för dagen (standard: när platsen är tagen är den upptagen resten av dagen) eller clean desk med en gräns på fyra respektive en timme utan aktivitet.
Modellen tillämpas bakåt på alla data, så ni kan byta den och se historiken med nya ögon utan att förlora något. Den aktuella modellen visas som en etikett i diagrammet, så att ingen råkar jämföra två siffror som är uträknade på olika sätt.
Är det mötesrummen som är den dyra delen hittar ni rätt storlek på mötesrum här.
