Denne artikel er skrevet til dig, der har behov for at vide, hvor fyldt kontoret egentlig er. Det kan for eksempel være, hvis du skal forny en lejekontrakt eller planlægge en flytning, og du har fået tre forskellige svar på, hvor meget kontoret og dets faciliteter bliver brugt.
Space management er måling af, hvordan jeres pladser rent faktisk bliver brugt. Sensorer under skrivebordene registrerer, om der sidder nogen, og ud af de målinger bygges det, ingen bookingsystem eller adgangskontrol kan give jer: hvilke pladser der bruges, hvornår på ugen, hvor mange forskellige der er i brug på en dag, og hvor mange der er i brug samtidig. Forskellen mellem de to sidste tal er som regel den, der afgør, hvor meget plads I har brug for.
Hvorfor det er så svært at svare på
Alle har en fornemmelse, og fornemmelserne er modstridende. Den, der møder tidligt, ser et tomt kontor. Den, der kommer til frokost om onsdagen, oplever, at der ikke er en ledig plads. Ledelsen har et adgangskontrolsystem, der tæller, hvor mange der er gået ind — ikke hvor mange skriveborde der blev brugt, og slet ikke hvor længe.
Bookingsystemer har det modsatte problem. De viser, hvad folk har reserveret, ikke hvad de brugte. Og forskellen er stor nok til at ændre en beslutning: en plads, der er booket hele ugen og brugt to dage, er ikke en optaget plads.
Målingen giver det, ingen af delene kan: de faktiske timer, plads for plads. Med vores løsning RoomAlyzer Space giver vi dig altså det realistiske og brugbare overblik, som du kan handle på og indrette efter. Løsningen bruges i et stort antal virksomheder og kommuner, og den er fortsat under udvikling, så vi sikrer, at du hele tiden får de nyeste og bedste muligheder for at måle.
To tal, der ikke er det samme
Hvis du kun tager én ting med herfra, så tag denne.
- Peak samtidig: Det højeste antal pladser, der var i brug på samme tid den dag. Det er det tal, der afgør, hvor mange stole der skal stå.
- Forskellige pladser brugt: Antallet af pladser, der blev rørt i løbet af dagen — også dem, der blev brugt på skift. Det er altid højere, og forskellen er rotationen.
I graferne er de to synlige i samme søjle: den mørke bund er peak samtidig, den lyse top er de pladser, der kun blev brugt på andre tidspunkter. Er den lyse del stor, betyder det, at pladserne allerede deles, og at I kan nøjes med færre, end antallet af navne på listen antyder. Er den næsten væk, sidder folk fast på hver sin plads hele dagen.
RoomAlyzer Space regner desuden gennemsnittet kun over aktive dage — dage, hvor mindst 10 % af peak-dagens antal pladser blev brugt. Uden den regel ville lukkedage, weekender og helligdage trække gennemsnittet ned og få kontoret til at se mere tomt ud, end det er.
Sådan ser I det
Plantegningen er den visning, folk forstår med det samme, fordi den ligner det kontor, de kender. Den har tre tilstande:
- Live farver hvert bord grønt for ledigt, rødt for optaget eller gråt for ukendt, og opdaterer omkring hvert minut.
- Historik farver bordene som et heatmap efter den metrik, du vælger — udnyttelsesgrad, aktive dage, gennemsnitlig sessionslængde eller peak-dag — for en periode fra en dag til et år, med filtre for tidsvindue og ugedage. Aldrig brugte borde markeres tydeligt. Visningen kan hentes som PDF med filtrene trykt i toppen.
- Replay afspiller en historisk dag i fem-minutters spring, så I kan se, hvordan kontoret fyldes op og tømmes igen. Det er overraskende effektivt i et lokale fuldt af folk, der er uenige om, hvornår der er travlt.
Klikker du på et bord, får du et detaljekort med timer i brug de seneste 7 og 30 dage, en søjle pr. dag i den seneste måned, og et typisk døgn fordelt på 24 timer.
Månedskalenderen viser en procent pr. dag og time — andelen af skriveborde i brug — og kan eksporteres til Excel, CSV eller PDF. Historik → Grafer er den store analysevisning med flow og trend, kapacitetslinje og de gennemsnit, der er nævnt ovenfor.
Og hvis du hellere vil spørge end lede, svarer AI-assistenten på spørgsmål i almindeligt sprog: hvilken afdeling udnytter sine borde dårligst, hvornår kan rengøringen typisk starte, hvilke to afdelinger overlapper mindst i arbejdstid. Svarene bygger på et beregnet øjebliksbillede af jeres egne data — modellen formulerer svaret, den regner ikke selv — og hvert svar nævner den periode, det hviler på, og de grupper, det bygger på.
Pladsmodellen — hvornår er en plads “brugt”?
Her er en beslutning, der er værd at tage bevidst, fordi den ændrer alle tal.
En sensor ser tilstedeværelse i fem-minutters intervaller. Men er en plads ledig, fordi personen er til møde i en time? De fleste vil sige nej — jakken hænger der, og ingen andre sætter sig. Derfor kan I vælge, hvordan en plads tælles: ren måling (kun de intervaller, hvor der faktisk sidder nogen), fast for dagen (standard: når pladsen er taget, er den optaget resten af dagen), eller clean desk med en grænse på henholdsvis fire eller én time uden aktivitet.
Modellen anvendes bagudrettet på alle data, så I kan skifte den og se historikken med de nye øjne uden at miste noget. Den aktuelle model vises som en pille i diagrammet, så ingen kommer til at sammenligne to tal, der er regnet forskelligt.
Er det mødelokalerne, der er den dyre del, ligger rigtig størrelse på mødelokaler her.
