Wie wird die Belegung gemessen?

Mit Anwesenheitssensoren an den Plätzen. Sensoren pro Platz kennen die tatsächliche Zahl gleichzeitig anwesender Personen, reine Bewegungssensoren (PIR) kennen nur belegt oder frei. Beides zählt mit, wenn es darum geht, wie oft und wann etwas genutzt wird — aber nur Sensoren pro Platz können etwas über die Anzahl und damit über die Größe sagen.

Können wir sehen, wer wo sitzt?

Nein. Die Sensoren erfassen Anwesenheit an einem Platz, nicht die Identität. Die Auswertungen drehen sich um Plätze, Tags und Standorte — nicht um Personen.

Wie lange muss gemessen werden, bevor die Zahlen brauchbar sind?

Der Verlauf wird nachts aufgebaut, Sie haben also schon nach den ersten Tagen Zahlen. Für eine Entscheidung über Flächen sollten es allerdings mehrere Monate sein, damit sowohl Ferienzeiten als auch stark ausgelastete Wochen enthalten sind. Der KI-Assistent rechnet standardmäßig mit den letzten drei Monaten und erweitert das Fenster, wenn Sie nach einem längeren Zeitraum fragen.

Was, wenn wir bereits ein Buchungssystem haben?

Dann wissen Sie, was reserviert wurde. Die Messung sagt Ihnen, was genutzt wurde und der Unterschied ist oft erheblich. Beides kann problemlos nebeneinander bestehen — die Buchung steuert den Zugang, die Messung die Entscheidung darüber, wie viel Fläche Sie brauchen.

Können wir nach Abteilung filtern?

Ja, über Tags an den Tischen. Im Grundriss können Sie ein oder mehrere Tags hervorheben, sodass diese Tische in voller Farbe erscheinen und der Rest gedämpft wird; in den Diagrammen lassen sich mehrere Tags stapeln, mit einer Gesamtlinie darüber. Wählen Sie mehrere Tags, summiert sich die Überschneidung auf mehr als die Gesamtzahl — das ist Absicht, damit geteilte Plätze ehrlich sichtbar werden.

Space Management: Wie viele Arbeitsplätze nutzen Sie tatsächlich?

Dieser Artikel richtet sich an Sie, wenn Sie wissen müssen, wie voll das Büro tatsächlich ist. Etwa weil ein Mietvertrag verlängert werden soll oder ein Umzug ansteht — und Sie auf die Frage, wie stark das Büro und seine Flächen genutzt werden, bereits drei verschiedene Antworten bekommen haben.

Space management ist die Messung, wie Ihre Arbeitsplätze wirklich genutzt werden. Sensoren unter den Schreibtischen erfassen, ob dort jemand sitzt und aus diesen Messungen entsteht das, was Ihnen weder ein Buchungssystem noch eine Zutrittskontrolle liefern kann: welche Plätze genutzt werden, wann in der Woche, wie viele verschiedene an einem Tag in Gebrauch sind und wie viele gleichzeitig. Der Unterschied zwischen den beiden letzten Zahlen entscheidet in der Regel darüber, wie viel Fläche Sie brauchen.

Heatmap der Schreibtischauslastung in Space management

Warum die Frage so schwer zu beantworten ist

Jeder hat ein Gefühl und die Gefühle widersprechen sich. Wer früh kommt, sieht ein leeres Büro. Wer mittwochs zur Mittagszeit eintrifft, findet keinen freien Platz. Die Geschäftsführung hat eine Zutrittskontrolle, die zählt, wie viele Menschen hineingegangen sind — nicht, wie viele Schreibtische genutzt wurden und schon gar nicht, wie lange.

Buchungssysteme haben das umgekehrte Problem. Sie zeigen, was reserviert wurde, nicht was genutzt wurde. Und der Unterschied ist groß genug, um eine Entscheidung zu kippen: Ein Platz, der die ganze Woche gebucht und an zwei Tagen genutzt wurde, ist kein belegter Platz.

Die Messung liefert, was beide nicht können: die tatsächlichen Stunden, Platz für Platz. Mit unserer Lösung RoomAlyzer Space bekommen Sie also den realistischen und brauchbaren Überblick, auf den Sie reagieren und nach dem Sie einrichten können. Die Lösung ist in einer großen Zahl von Unternehmen und Kommunen im Einsatz und wird laufend weiterentwickelt, damit Ihnen jederzeit die neuesten und besten Möglichkeiten zum Messen zur Verfügung stehen.

Zwei Zahlen, die nicht dasselbe sind

Wenn Sie nur eines aus diesem Artikel mitnehmen, dann dieses.

Gleichzeitiges Maximum: Die höchste Zahl an Plätzen, die an diesem Tag zur selben Zeit in Gebrauch waren. Diese Zahl entscheidet darüber, wie viele Stühle stehen müssen.
Genutzte Einzelplätze: Die Zahl der Plätze, die im Lauf des Tages überhaupt belegt waren — auch die, die im Wechsel genutzt wurden. Sie liegt immer höher und die Differenz ist die Rotation.

In den Diagrammen sind beide in derselben Säule zu sehen: Der dunkle Sockel ist das gleichzeitige Maximum, die helle Spitze sind die Plätze, die nur zu anderen Zeiten genutzt wurden. Ist der helle Teil groß, werden die Plätze bereits geteilt und Sie kommen mit weniger aus, als die Zahl der Namen auf der Liste vermuten lässt. Ist er fast verschwunden, sitzt jeder den ganzen Tag auf seinem eigenen Platz.

RoomAlyzer Space bildet den Durchschnitt außerdem nur über aktive Tage — Tage, an denen mindestens 10 % der Platzzahl des Spitzentags genutzt wurden. Ohne diese Regel würden Schließtage, Wochenenden und Feiertage den Durchschnitt drücken und das Büro leerer wirken lassen, als es ist.

Live-Schreibtischbelegung auf dem Grundriss

So sehen Sie es

Die Grundrissansicht ist besonders intuitiv, da sie die vertraute Büroumgebung direkt abbildet. Er hat drei Modi:

Live färbt jeden Tisch grün für frei, rot für belegt oder grau für unbekannt und aktualisiert sich etwa jede Minute.
Verlauf färbt die Tische als Heatmap nach der Kennzahl, die Sie wählen — Nutzungsgrad, aktive Tage, durchschnittliche Sitzungsdauer oder Spitzentag — für einen Zeitraum von einem Tag bis zu einem Jahr, mit Filtern für Zeitfenster und Wochentage. Nie genutzte Tische werden deutlich markiert. Die Ansicht lässt sich als PDF herunterladen, mit den Filtern in der Kopfzeile.
Replay spielt einen vergangenen Tag in Fünf-Minuten-Schritten ab, sodass Sie sehen, wie sich das Büro füllt und wieder leert. In einem Raum voller Menschen, die sich uneinig sind, wann viel los ist, wirkt das überraschend gut.

Klicken Sie auf einen Tisch, erhalten Sie eine Detailkarte mit den Nutzungsstunden der letzten 7 und 30 Tage, einer Säule pro Tag im letzten Monat und einem typischen Tag über 24 Stunden.

Der Monatskalender zeigt einen Prozentwert pro Tag und Stunde — den Anteil der Schreibtische in Gebrauch — und lässt sich als Excel, CSV oder PDF exportieren. Verlauf → Diagramme ist die große Analyseansicht mit Flow und Trend, Kapazitätslinie und den oben genannten Durchschnittswerten.

Und wenn Sie lieber fragen als suchen: Der KI-Assistent beantwortet Fragen in normaler Sprache — welche Abteilung ihre Tische am schlechtesten nutzt, wann die Reinigung typischerweise beginnen kann, welche zwei Abteilungen sich in der Arbeitszeit am wenigsten überschneiden. Die Antworten beruhen auf einer berechneten Momentaufnahme Ihrer eigenen Daten — das Modell formuliert die Antwort, es rechnet nicht selbst — und jede Antwort nennt den Zeitraum, auf dem sie beruht und die Gruppen, die ihr zugrunde liegen.

Das Platzmodell — wann gilt ein Platz als „genutzt“?

Hier lohnt sich eine bewusste Entscheidung, denn sie verändert alle Zahlen.

Ein Sensor erkennt Anwesenheit in Fünf-Minuten-Intervallen. Aber ist ein Platz frei, weil die Person eine Stunde lang in einer Besprechung sitzt? Die meisten würden nein sagen — die Jacke hängt dort und niemand sonst setzt sich hin. Deshalb können Sie wählen, wie ein Platz gezählt wird: reine Messung (nur die Intervalle, in denen tatsächlich jemand sitzt), fest für den Tag (Standard: Ist der Platz einmal eingenommen, gilt er den Rest des Tages als belegt) oder clean desk mit einer Grenze von vier beziehungsweise einer Stunde ohne Aktivität.

Das Modell wird rückwirkend auf alle Daten angewendet, sodass Sie es wechseln und den Verlauf mit neuen Augen sehen können, ohne etwas zu verlieren. Das aktuelle Modell erscheint als Label im Diagramm, damit niemand zwei Zahlen vergleicht, die unterschiedlich berechnet wurden.

Sind die Besprechungsräume der teure Teil, finden Sie hier die richtige Größe für Besprechungsräume.