Hur stort bör ett mötesrum vara?

Det beror på vilka möten ni faktiskt håller — och det är precis det analysen mäter. Huvudregeln är att fördelningen av rumsstorlekar ska likna fördelningen av mötesstorlekar. Är de flesta möten på två till fyra personer, och är de flesta rum till åtta eller fler, finns det en obalans oavsett vad den totala kapaciteten säger.

Kan ni mäta antalet personer i ett möte?

Ja, om rummet har sensor per plats. Då är det faktiska antalet personer samtidigt känt, och rummet kan ingå i mötesstorlek och rätt storlek-analysen. Har rummet bara en rörelsesensor är endast upptaget eller ledigt känt, och det markeras tydligt på sidorna.

Vad är outnyttjade platstimmar?

Kapacitet som fanns tillgänglig men inte användes: timmarna då ett rum användes med färre personer än det är inrett för. Det är siffran som gör kostnaden för alltför stora rum konkret, i stället för att diskutera den som en känsla.

Kan vi testa en ombyggnad innan vi gör den?

Ja, det är vad scenariosidan är till för. Ni sätter ihop en tänkt lista av rum, kör den mot era historiska möten och ser hur stor andel som hade kunnat genomföras, hur många som hade saknat plats och hur mycket yta och kostnad som frigörs.

Hur lång period bör vi analysera?

Sidorna har en väljare för 7, 30 eller 90 dagar, och för ett beslut om ytor är 90 dagar minimum — helst mer, så att både semesterperioder och intensiva veckor kommer med. En enda vecka berättar om den veckan, inte om er möteskultur.

Mötesrum i rätt storlek: fyra personer i ett rum för tolv

Arbetar du med fastighetsdrift och facility management känner du kanske igen det här: du får höra att det aldrig finns lediga mötesrum — samtidigt som du själv går förbi halvtomma rum varje dag.

Rätt storlek handlar om att jämföra utbudet av mötesrum med efterfrågan på dem: hur många rum har ni i varje storlek, och hur stora är mötena som faktiskt hålls? När de två inte stämmer överens uppstår paradoxen som alla känner igen — brist på rum och tomma stolar samtidigt. Därför har vi byggt Space management i RoomAlyzer Space, som gör jämförelsen och analysen åt er och ger varje rum en rekommendation: kan göras mindre, lagom eller ofta för litet.

Därför är brist och överkapacitet samma problem

Den typiska kontorsbyggnaden är inredd efter en föreställning om hur ett möte ser ut. Stora rum för avdelningsmöten, ett par mellanstora och kanske ett enda litet. Sedan bokas de stora till samtal mellan två personer, för att de är lediga och för att ingen får bakläxa för att ta mer plats än nödvändigt.

Resultatet är att kapaciteten är bunden i rum som används till en bråkdel av vad de klarar. Och eftersom den sortens möten är vanliga är de stora rummen upptagna hela tiden — trots att antalet personer i byggnaden med lätthet skulle få plats.

Lösningen är sällan fler kvadratmeter. Den är oftast en annan fördelning: att dela ett stort rum i två eller tre små, eller sätta upp ett par telefonbås där samtalen mellan två personer kan äga rum.

Vad som krävs för att mäta det

Här finns en skillnad som avgör vad ni kan få svar på.

Rum med sensor per plats känner till det faktiska antalet personer samtidigt. De kan därför användas till allt: mötesstorlek, outnyttjade platstimmar och hela rätt storlek-analysen.

Rum med enbart Motion-sensor (PIR) vet om rummet är upptaget eller ledigt, men inte hur många som är där. De räknas med i hur ofta och när ett rum används, men inte i storleksanalysen — för ett rum som är upptaget kan rymma två eller tolv, och skillnaden är hela poängen. Sidorna markerar tydligt vilka rum som är PIR-rum, så att ni inte drar en slutsats som data inte bär.

Heatmap över skrivbordsutnyttjande i Space management

Sviten: sex frågor, sex sidor

Mötesrumsanalyserna i RoomAlyzer Space är byggda som en sammanhängande svit, där filtren för plats, taggar, storlek och kontorstid följer med när du byter sida.

Puls: Överblicken: genomsnittligt utnyttjande, antal möten, genomsnittlig mötesstorlek, outnyttjade platstimmar och total kapacitet — plus automatiska insikter som ”rummet används aldrig fullt ut” eller ”rummet är ofta fullsatt”. Det är här du börjar.
Rytm: Svarar på när trycket är som störst. En heatmap över veckodag och timme visar andelen rum i användning, och en annan visar antalet samtidiga möten — efterfrågan. Ligger trycket samlat tisdag till torsdag mellan 9 och 11 är problemet kanske inte antalet rum, utan möteskulturen.
Rätt storlek: Själva jämförelsen mellan utbud och efterfrågan, med en rekommendation per rum.
Möteskultur: Beskriver hur ni möts: fördelningen av möteslängder och starttider, möten på rad, död tid mellan möten, korta möten och solomöten. Det är ofta här den billigaste lösningen gömmer sig — om alla möten börjar precis på hel timme och varar en timme pressas efterfrågan ihop i toppar som inte behöver finnas.
Rangordning: Jämför rummen på utnyttjande, antal möten och använda timmar. Har ni angett yta och årlig kostnad under administrationen kan den också visa kronor per använd timme — siffran som brukar avsluta diskussionen om huruvida ett rum ska byggas om.
Scenario: Verktyget för beslutet. Ni bygger en tänkt sammansättning av rum — till exempel: det stora delas i två, och två telefonbås tillkommer — och kör den mot era faktiska historiska möten. Resultatet visar hur stor andel av mötena som hade kunnat genomföras, hur många som hade saknat plats och hur mycket yta och kostnad som frigörs.

Det är den analysen som gör skillnad mellan en gissning och ett beslutsunderlag. Ni föreslår inte längre en ombyggnad för att det känns rätt — ni kan visa att 96 % av det senaste halvårets möten hade fått plats i den nya sammansättningen.

Vid sidan av: den dagliga vinsten

Utöver analyserna finns en vy som löser ett vardagsproblem: Lediga rum är en livetavla över vilka mötesrum som är lediga just nu. Varje rum står som ett kort — grönt för ledigt, rött för upptaget — och för upptagna rum visas en uppskattning av när rummet brukar bli ledigt igen, utifrån den genomsnittliga möteslängden. Tavlan kan skickas till en skärm i receptionen eller vid hissen med en lösenordsskyddad TV-länk.

Månadskalendern för mötesrum är motsvarigheten till skrivbordens: en heatmap över timme och dag. Den har ett brusfilter som är värt att känna till — dagtid krävs minst 15 minuters sammanhängande användning innan en timme räknas som använd, och nattetid 45 minuter. Annars skulle en städvagn klockan två på natten färga en hel timme.

Vill ni ha hela bilden med skrivbord och ytor hittar ni Space Management här.