Besprechungsräume in der richtigen Größe: vier Personen in einem Raum für zwölf

Wenn Sie mit Gebäudebetrieb und Facility Management zu tun haben, kennen Sie dieses Bild vielleicht: Man sagt Ihnen, es sei nie ein Besprechungsraum frei — und gleichzeitig gehen Sie jeden Tag an halbleeren Räumen vorbei.

Bei der richtigen Größe geht es darum, das Angebot an Besprechungsräumen mit der Nachfrage danach zu vergleichen: Wie viele Räume haben Sie in welcher Größe und wie groß sind die Besprechungen, die tatsächlich stattfinden? Passen die beiden nicht zusammen, entsteht das Paradox, das alle kennen — Raummangel und leere Stühle zur gleichen Zeit. Deshalb haben wir Space management in RoomAlyzer Space gebaut: Vergleich und Analyse übernimmt die Software für Sie und jeder Raum bekommt eine Empfehlung: kann verkleinert werden, passend oder oft zu klein.

Warum Mangel und Überkapazität dasselbe Problem sind

Das typische Bürogebäude ist nach einer Vorstellung davon eingerichtet, wie eine Besprechung aussieht. Große Räume für Abteilungsbesprechungen, ein paar mittelgroße und vielleicht ein einziger kleiner. Dann werden die großen Räume für Gespräche zu zweit gebucht, weil sie frei sind und weil niemandem ein Nachteil entsteht, wenn er mehr Platz nimmt als nötig.

Das Ergebnis: Die Kapazität steckt in Räumen fest, die zu einem Bruchteil dessen genutzt werden, was sie könnten. Und weil solche Besprechungen häufig sind, sind die großen Räume ständig belegt — obwohl die Zahl der Menschen im Gebäude ohne Weiteres Platz fände.

Die Lösung sind selten mehr Quadratmeter. Sie liegt meist in einer anderen Aufteilung: einen großen Raum in zwei oder drei kleine teilen oder ein paar Telefonboxen aufstellen, in denen die Gespräche zu zweit stattfinden können.

Was nötig ist, um das zu messen

Hier gibt es eine Unterscheidung, die bestimmt, worauf Sie überhaupt eine Antwort bekommen.

Räume mit einem Sensor pro Platz kennen die tatsächliche Zahl gleichzeitig anwesender Personen. Sie lassen sich deshalb für alles nutzen: Besprechungsgröße, ungenutzte Platzstunden und die gesamte Analyse zur richtigen Größe.

Räume mit reinem Motion Sensor (PIR) wissen, ob der Raum belegt oder frei ist, aber nicht, wie viele Personen darin sind. Sie zählen mit, wie oft und wann ein Raum genutzt wird, aber nicht in der Größenanalyse — denn ein belegter Raum kann zwei Personen fassen oder zwölf und genau darin liegt der ganze Unterschied. Die Seiten kennzeichnen deutlich, welche Räume PIR-Räume sind, damit Sie keinen Schluss ziehen, den die Daten nicht tragen.

Die Suite: sechs Fragen, sechs Seiten

Die Besprechungsraum-Analysen in RoomAlyzer Space sind als zusammenhängende Suite aufgebaut: Die Filter für Standort, Tags, Größe und Bürozeiten wandern mit, wenn Sie die Seite wechseln.

1. Puls: Der Überblick: durchschnittliche Auslastung, Zahl der Besprechungen, durchschnittliche Besprechungsgröße, ungenutzte Platzstunden und Gesamtkapazität — dazu automatische Hinweise wie „der Raum wird nie voll genutzt“ oder „der Raum ist oft voll besetzt“. Hier fangen Sie an.
2. Rhythmus: Beantwortet, wann der Druck am größten ist. Eine Heatmap über Wochentag und Stunde zeigt den Anteil der Räume in Nutzung, eine zweite die Zahl gleichzeitiger Besprechungen — die Nachfrage. Ballt sich der Druck von Dienstag bis Donnerstag zwischen 9 und 11 Uhr, liegt das Problem vielleicht nicht an der Zahl der Räume, sondern an der Meetingkultur.
3. Richtige Größe: Der Vergleich von Angebot und Nachfrage selbst, mit einer Empfehlung pro Raum.
4. Meetingkultur: Beschreibt, wie Sie sich treffen: die Verteilung von Besprechungsdauern und Startzeiten, Besprechungen in Folge, Leerlauf zwischen Besprechungen, kurze Besprechungen und Solo-Besprechungen. Hier versteckt sich oft die günstigste Lösung — wenn alle Besprechungen pünktlich zur vollen Stunde beginnen und eine Stunde dauern, staut sich die Nachfrage in Spitzen, die es nicht geben müsste.
5. Rangliste: Vergleicht die Räume nach Auslastung, Zahl der Besprechungen und genutzten Stunden. Haben Sie in der Administration Fläche und Jahreskosten hinterlegt, zeigt sie auch Euro pro genutzter Stunde — die Zahl, die die Diskussion darüber, ob ein Raum umgebaut werden soll, meist beendet.
6. Szenario: Das Werkzeug für die Entscheidung. Sie stellen eine gedachte Raumzusammensetzung zusammen — zum Beispiel: der große Raum wird geteilt und zwei Telefonboxen kommen dazu — und lassen sie gegen Ihre tatsächlichen historischen Besprechungen laufen. Das Ergebnis zeigt, welcher Anteil der Besprechungen hätte stattfinden können, wie viele keinen Platz gefunden hätten und wie viel Fläche und Kosten frei werden.

Das ist die Analyse, die aus einer Vermutung eine Beschlussvorlage macht. Sie schlagen einen Umbau nicht länger vor, weil er sich richtig anfühlt — Sie können zeigen, dass 96 % der Besprechungen des letzten Halbjahres in der neuen Zusammensetzung Platz gehabt hätten.

Daneben: der tägliche Gewinn

Neben den Analysen gibt es eine Ansicht, die ein Alltagsproblem löst: Freie Räume ist eine Live-Tafel darüber, welche Besprechungsräume gerade frei sind. Jeder Raum steht als Karte — grün für frei, rot für belegt — und bei belegten Räumen wird geschätzt, wann der Raum üblicherweise wieder frei wird, ausgehend von der durchschnittlichen Besprechungsdauer. Die Tafel lässt sich über einen passwortgeschützten TV-Link auf einen Bildschirm am Empfang oder beim Aufzug schicken.

Der Monatskalender für Besprechungsräume ist das Gegenstück zu dem der Schreibtische: eine Heatmap über Stunde und Tag. Er hat einen Rauschfilter, den man kennen sollte — tagsüber muss ein Raum mindestens 15 Minuten zusammenhängend genutzt werden, damit eine Stunde als genutzt zählt, nachts 45 Minuten. Sonst würde ein Reinigungswagen um zwei Uhr nachts eine ganze Stunde einfärben.

Wenn Sie das Gesamtbild mit Schreibtischen und Flächen brauchen: Space Management finden Sie hier.