Arbejder du med ejendomsdrift og facility management, så genkender du måske dette scenarie: Du får at vide, at der aldrig er ledige mødelokaler — samtidig med at du selv går forbi halvtomme lokaler hver dag.
Rigtig størrelse handler om at sammenligne udbuddet af mødelokaler med efterspørgslen efter dem: hvor mange lokaler har I i hver størrelse, og hvor store er de møder, der faktisk bliver holdt? Når de to ikke passer sammen, opstår paradokset, alle kender — mangel på lokaler og tomme stole på samme tid. Derfor har vi bygget Space management i RoomAlyzer Space, der laver sammenligningen og analysen for dig og giver hvert lokale en anbefaling: kan gøres mindre, passende eller ofte for lille.
Hvorfor mangel og overkapacitet er det samme problem
Den typiske kontorbygning er indrettet efter forestillingen om et møde. Store lokaler til afdelingsmøder, et par mellemstore, og måske et enkelt lille. Så bookes de store til to-personers samtaler, fordi de er ledige, og fordi ingen bliver straffet for at tage mere plads end nødvendigt.
Resultatet er, at kapaciteten er bundet i lokaler, der bruges til en brøkdel af det, de kan. Og fordi den slags møder er hyppige, er de store lokaler optaget hele tiden — mens antallet af personer i bygningen sagtens kunne rummes.
Løsningen er sjældent flere kvadratmeter. Den er som regel en anden fordeling: at dele et stort lokale op i to eller tre små, eller sætte et par telefonbokse op, hvor de to-personers samtaler kan foregå.
Hvad der skal til for at måle det
Her er en skelnen, der afgør, hvad I kan få svar på.
Lokaler med sensor pr. plads kender det faktiske antal samtidige personer. De kan derfor bruges til alt: mødestørrelse, spildte pladstimer og hele rigtig-størrelse-analysen.
Lokaler med kun Motion-sensor (PIR) ved, om lokalet er optaget eller ledigt, men ikke hvor mange der er. De tæller med i, hvor ofte og hvornår et lokale bruges, men ikke i størrelsesanalysen — for et lokale, der er optaget, kan rumme to eller tolv, og forskellen er hele pointen. Siderne markerer tydeligt, hvilke lokaler der er PIR-lokaler, så I ikke kommer til at drage en konklusion, data ikke bærer.
Suiten: seks spørgsmål, seks sider
Mødelokale-analyserne i RoomAlyzer Space er bygget som en sammenhængende suite, hvor filtrene for lokation, tags, størrelse og kontortid følger med, når du skifter side.
- Puls: Overblikket: gennemsnitlig udnyttelse, antal møder, gennemsnitlig mødestørrelse, spildte pladstimer og samlet kapacitet — plus automatiske indsigter som “lokalet bruges aldrig fuldt ud” eller “lokalet er ofte fyldt op”. Det er stedet at starte.
- Rytme: Svarer på, hvornår presset er størst. Et heatmap over ugedag og time viser andelen af lokaler i brug, og et andet viser antallet af samtidige møder — efterspørgslen. Hvis presset ligger samlet tirsdag til torsdag mellem 9 og 11, er problemet måske ikke antallet af lokaler, men mødekulturen.
- Rigtig størrelse: Selve sammenligningen af udbud og efterspørgsel, med en anbefaling pr. lokale.
- Mødekultur: Beskriver, hvordan I mødes: fordelingen af mødelængder og starttidspunkter, møder i træk, død tid mellem møder, korte møder og solomøder. Det er ofte her, den billigste løsning gemmer sig — hvis alle møder starter præcis på hel og varer en time, presses efterspørgslen sammen i toppe, der ikke behøver være der.
- Rangliste: Sammenligner lokalerne på udnyttelse, antal møder og brugte timer. Har I angivet areal og årlig omkostning under administrationen, kan den også vise kroner pr. brugt time — det tal, der plejer at afslutte diskussionen om, hvorvidt et lokale skal laves om.
- Scenarie: Værktøjet til beslutningen. I bygger en tænkt sammensætning af lokaler — for eksempel: det store deles i to, og der kommer to telefonbokse — og kører den mod jeres faktiske historiske møder. Resultatet viser, hvor stor en andel af møderne der kunne være afviklet, hvor mange der ville have manglet plads, og hvor meget areal og omkostning der frigøres.
Det er den analyse, der gør forskellen mellem en formodning og en indstilling. I foreslår ikke længere en ombygning, fordi det føles rigtigt — I kan vise, at 96 % af sidste halvårs møder ville have haft plads i den nye sammensætning.
Ved siden af: den daglige gevinst
Ud over analyserne er der en visning, der løser et hverdagsproblem: Ledige lokaler er en live-tavle over, hvilke mødelokaler der er ledige lige nu. Hvert lokale står som et kort — grønt for ledigt, rødt for optaget — og for optagede lokaler vises et skøn over, hvornår det typisk bliver ledigt igen, ud fra den gennemsnitlige mødelængde. Tavlen kan sendes til en skærm i receptionen eller ved elevatoren med et password-beskyttet TV-link.
Månedskalenderen for mødelokaler er pendanten til skrivebordenes: et heatmap over time og dag. Den har et støjfilter, der er værd at kende — i dagtimerne skal der være mindst 15 minutters sammenhængende brug, før en time tæller som brugt, og om natten 45 minutter. Ellers ville en rengøringsvogn klokken to om natten farve en hel time.
Skal I have hele billedet med skriveborde og arealer, ligger Space Management her.
