Space management-FAQ.

Das hängt davon ab, was für Besprechungen Sie tatsächlich abhalten — und genau das misst die Analyse. Die Grundregel lautet: Die Verteilung der Raumgrößen sollte der Verteilung der Besprechungsgrößen ähneln. Finden die meisten Besprechungen mit zwei bis vier Personen statt und sind die meisten Räume für acht oder mehr ausgelegt, besteht ein Ungleichgewicht — unabhängig davon, was die Gesamtkapazität sagt.

Ja, wenn der Raum einen Sensor pro Platz hat. Dann ist die tatsächliche Zahl gleichzeitig anwesender Personen bekannt und der Raum kann in die Besprechungsgröße und in die Analyse zur richtigen Größe eingehen. Hat der Raum nur einen Bewegungssensor, ist nur belegt oder frei bekannt und das wird auf den Seiten deutlich gekennzeichnet.

Kapazität, die zur Verfügung stand, aber nicht genutzt wurde: die Stunden, in denen ein Raum mit weniger Personen belegt war, als er ausgelegt ist. Das ist die Zahl, die die Kosten zu großer Räume konkret macht, statt sie als Gefühl zu diskutieren.

Ja, dafür ist die Szenario-Seite da. Sie stellen eine gedachte Liste von Räumen zusammen, lassen sie gegen Ihre historischen Besprechungen laufen und sehen, welcher Anteil hätte stattfinden können, wie viele keinen Platz gefunden hätten und wie viel Fläche und Kosten frei werden.

Die Seiten haben einen Wähler für 7, 30 oder 90 Tage und für eine Entscheidung über Flächen sind 90 Tage das Minimum — lieber mehr, damit sowohl Ferienzeiten als auch volle Wochen dabei sind. Eine einzelne Woche erzählt etwas über diese Woche, nicht über Ihre Meetingkultur.

Mit Anwesenheitssensoren an den Plätzen. Sensoren pro Platz kennen die tatsächliche Zahl gleichzeitig anwesender Personen, reine Bewegungssensoren (PIR) kennen nur belegt oder frei. Beides zählt mit, wenn es darum geht, wie oft und wann etwas genutzt wird — aber nur Sensoren pro Platz können etwas über die Anzahl und damit über die Größe sagen.

Nein. Die Sensoren erfassen Anwesenheit an einem Platz, nicht die Identität. Die Auswertungen drehen sich um Plätze, Tags und Standorte — nicht um Personen.

Der Verlauf wird nachts aufgebaut, Sie haben also schon nach den ersten Tagen Zahlen. Für eine Entscheidung über Flächen sollten es allerdings mehrere Monate sein, damit sowohl Ferienzeiten als auch stark ausgelastete Wochen enthalten sind. Der KI-Assistent rechnet standardmäßig mit den letzten drei Monaten und erweitert das Fenster, wenn Sie nach einem längeren Zeitraum fragen.

Dann wissen Sie, was reserviert wurde. Die Messung sagt Ihnen, was genutzt wurde und der Unterschied ist oft erheblich. Beides kann problemlos nebeneinander bestehen — die Buchung steuert den Zugang, die Messung die Entscheidung darüber, wie viel Fläche Sie brauchen.

Ja, über Tags an den Tischen. Im Grundriss können Sie ein oder mehrere Tags hervorheben, sodass diese Tische in voller Farbe erscheinen und der Rest gedämpft wird; in den Diagrammen lassen sich mehrere Tags stapeln, mit einer Gesamtlinie darüber. Wählen Sie mehrere Tags, summiert sich die Überschneidung auf mehr als die Gesamtzahl — das ist Absicht, damit geteilte Plätze ehrlich sichtbar werden.